Hoe een HKZ certificaat behalen?
Lees de 14 stappen om een HKZ certificering te verkrijgen
Wat moet u doen om een HKZ certificaat te verkrijgen? HKZ is een methode of norm waarin staat beschreven waar het kwaliteitsmanagementsysteem van een zorgorganisatie aan moet voldoen. Voldoet de organisatie aan alle eisen, dan kunt u het HKZ certificaat aanvragen bij Stichting Harmonisatie Kwaliteitsbeoordeling in de Zorgsector.
De 14 stappen voor HKZ certificering zijn:
- Toepassingsgebied HKZ vaststellen.
- HKZ nulmeting (voor grotere organisaties).
- Planning en HKZ plan van aanpak maken (voor grotere organisaties).
- Vertrekken vanuit het reeds aanwezig systeem.
- Structuur en vorm kwaliteitsmanagementsysteem definiëren.
- Primair proces analyseren.
- Ondersteunende en besturende processen analyseren.
- Verplichte procedures en registraties opzetten.
- Implementeren van het HKZ systeem.
- Monitoren werking HKZ normen.
- Metingen en analyses doelstellingen en procesindicatoren.
- Uitvoeren HKZ audit en directiebeoordeling (evaluatie van het systeem).
- HKZ certificaat aanvragen bij certificerende instelling.
- HKZ Certificering en keurmerk.
1. Toepassingsgebied HKZ vaststellen.
De eerste stap bestaat uit het vaststellen van de organisatie (de entiteit), waarvoor het HKZ-systeem geldig is. Is dat de hele organisatie, een deel van de organisatie of een unit? De certificatie in de laatste stap wordt hierop vastgesteld.
2. HKZ nulmeting (voor grotere organisaties).
Vervolgens worden de eisen van de norm vergeleken met de manier waarop uw organisatie op dit moment wordt bestuurd; uw huidige kwaliteitssysteem. Vanuit deze analyse volgt een overzicht van de acties, die moeten plaatsvinden om voor certificatie in aanmerking te komen. Voor kleinere organisaties is dit niet altijd nodig en kan worden volstaan met een HKZ cursus, in-company hkz workshop of training.
3. Planning en HKZ plan van aanpak maken (voor grotere organisaties).
Vervolgens is het verstandig een goede planning te maken. Hierin wordt vastgelegd welke acties op welke momenten worden uitgevoerd en door wie. Grotere organisaties werken meestal ook met een projectgroep of een stuurgroep, die de voortgang bewaken en de inhoud vaststellen.
4. Vertrekken vanuit het reeds aanwezig systeem.
5. Structuur en vorm kwaliteitsmanagementsysteem definiëren.
7. Ondersteunende en besturende processen analyseren.
Hetzelfde geldt voor de ondersteunende en besturende processen. Vaak een groep die onterecht wordt veronachtzaamd. Deze processen zorgen er voor dat het primaire proces goed verloopt. Ook de ondersteunende en besturende processen moeten worden geïdentificeerd en worden geanalyseerd.
8. Verplichte procedures en registraties opzetten uit het HKZ schema.
De verplichte procedures uit het HKZ schema zijn weliswaar verplicht, maar vanuit management oogpunt niet vreemd. Het is logisch, dat een organisatie bijvoorbeeld zijn klachten verzamelt en analyseert. Niet omdat de norm dat voorschrijft, maar omdat dat nuttig is voor de besturing van de organisatie.
9. Implementeren van het HKZ systeem.
Dit is de stap waar het allemaal om draait. Uw management moet leiden tot een goede uitvoering; een goede zorgverlening. Bovendien is het de bedoeling, dat met het kwaliteitsmanagementsysteem de kwaliteit continu verbetert, terwijl de kosten tegelijkertijd dalen en de productiviteit toeneemt. Let op de definitie van kwaliteit. Die is belangrijk en vaak anders dan menigeen denkt.
Die HKZ implementatie - het werkend krijgen van het kwaliteitsmanagementsysteem; het besturingssysteem van de organisatie - wordt niet bereikt door van alles te beschrijven. Integendeel, de dingen (lees: de zorgverlening) moeten werken in de praktijk. Dat wordt namelijk straks in de laatste stap beoordeeld. Anders gezegd, het management moet er voor zorgen dat de uitvoering goed verloopt.
Deze HKZ implementatie begint overigens niet pas op dit moment in het stappenplan. Zodra een proces of procedure is vastgesteld, kan deze natuurlijk direct worden toegepast.
10. Monitoren werking HKZ normen.
In deze stap wordt die werking van het vorige punt beoordeeld. Via analyses en metingen wordt bepaald op welke wijze eventuele verbeteringen kunnen worden ingezet. Het doel is immers continue verbetering van de besturing en de zorgverlening.
11. Metingen en analyses doelstellingen en procesindicatoren.
12. Uitvoeren HKZ audit en directiebeoordeling (evaluatie van het systeem).
Een verplichting uit de norm is, dat u uw managementmethode tegen het licht houdt en evalueert middels zogenaamde interne HKZ audits en een directiebeoordeling. We kunnen u hierbij helpen.
13. HKZ certificaat aanvragen bij certificerende instelling.
Indien voorgaande stap positief wordt beoordeeld, is het tijd een certificerende instelling te benaderen om de certificatie audit te laten verrichten.
14. HKZ Certificering en keurmerk.
Het resultaat is het HKZ keurmerk en de certificering door de Stichting Harmonisatie Kwaliteitsbeoordeling in de Zorgsector.
Patagonia heeft ervaring met het begeleiden van allerlei grotere en kleinere organisaties in de zorg. Bovenstaand HKZ plan van aanpak is handig als leidraad, maar hoeft niet altijd op deze wijze helemaal doorlopen te worden. Dat hangt van de situatie af.
In ieder geval gaan wij altijd praktijk gericht te werk. We denken en werken vanuit bedrijfskundige fundamenten en vanuit uw eigen organisatie. Het voldoen aan de HKZ normen is op zich niet zo moeilijk, maar er voor zorgen dat er een goed werkend, eenvoudig systeem ontstaat, waarmee management effectief wordt, is nog wat anders.
Vraag de checklist HKZ Certificering aan
Wilt u weten of uw organisatie klaar is voor HKZ certificering of wilt u weten welke stappen komen kijken bij het behalen van een HKZ certificaat? Laat dan uw gegevens achter of vraag de HKZ checklist gratis en vrijblijvend via onderstaand contactformulier aan. Vul bij "Opmerkingen" in dat u de HKZ checklist wenst te ontvangen en wij zullen deze zo spoedig mogelijk naar u verzenden.
