HKZ auditing

Wat zou u als manager willen weten over uw afdeling of organisatie? Wat staat niet in de managementinformatie (maraps), maar is wel van belang om te weten? Bijvoorbeeld of de verantwoordelijkheden per medewerker helder zijn en of er naar gehandeld wordt? Of de organisatie in staat is processen continu te verbeteren? Of het beleid van de directie op een goede manier wordt omgezet in acties? De juiste acties?

Vele vragen, die niet in de standaard financiële rapportages staan, maar die wel cruciaal zijn om te beantwoorden. Uit de antwoorden op deze vragen kunnen we leren hoe fit de organisatie is en of zij functioneert zoals we voor ogen hebben.

Toepassing Auditing
Hoewel auditing op het eerste gezicht een wat ingewikkeld instrument is, is het ook heel krachtig. Een goede audit levert heel belangrijke informatie op, die via andere methoden niet naar voren komt.

Dat is ook tevens de essentie van auditing. Het gaat er om informatie boven tafel te krijgen, die nieuw is, of informatie die onze vermoedens bevestigt. Daar waar het management onzeker is, of behoefte heeft aan informatie, is auditing een uitstekend instrument om toe te passen.

Hoe komt het toch dat het aantal klachten toeneemt? Waarom neemt het aantal infecties toe, ondanks verscherpte de protocollen? Waarom daalt de productiviteit, terwijl alle medewerkers zich uit de naad werken? Kortom, vragen waarop we niet direct een antwoord hebben, kunnen onderwerp zijn om een audit op uit te voeren.

HKZ Auditing
Allemaal praktische vragen over het functioneren van de organisatie; over de zorgverlening. Met het HKZ managementsysteem wordt de organisatie aangestuurd en als dat managementsysteem is gecertificeerd volgens de HKZ norm, dan wordt op deze manier direct ook de kwaliteit van het HKZ kwaliteitsmanagementsysteem getoetst.

Een audit heeft dus een dubbele functie: Op de werkvloer wordt onderzocht of de zorgverlening verloopt, zoals we het bedacht hadden en op managementniveau wordt tegelijkertijd bekeken of de aansturing van die zorgverlening de juiste effecten heeft. Het verband tussen deze niveaus is interessant en van belang voor verdere verbetering van de organisatie en haar diensten.

Uit bovenstaande uitleg blijkt wel dat wij auding niet toepassen als controle middel, maar als instrument om te leren en te verbeteren. Het gaat niet om ‘boekhoudkundige’ controles van bijvoorbeeld stroomdiagrammen, maar om observeren, begrijpen en verbeteren, zonder aanziens des persoons en zonder vingerwijzingen.

Ter vergelijking, het INK management model heeft dit getypeerd als ‘fase III-denken’ (of dimensie). Hieruit blijkt wel dat auditing op allerlei manieren kan worden ingezet en dat de verplichte audits volgens HKZ, ook op een ‘fase III’-manier kunnen worden uitgevoerd.