De eisen van het zorgkantoor

Voldoen aan de eisen van het zorgkantoor!

Zorgkantoren hebben hun eisen verwoord in het inkoopbeleid dat ze voeren. Hierin staat omschreven waar de zorgaanbieder aan moet voldoen om in aanmerking te komen voor een contract. Het behoeft geen verdere toelichting dat deze vereisten de laatste jaren steeds concreter en strenger zijn geworden. De zorginkoop verloopt tegenwoordig langs strenge richtlijnen en uitgebreide zorgcontracten.

 

Zorgcontracten met uitgangspunten; inkoop zorg

Als zorgaanbieder dingt u jaarlijks mee met uw concurrenten om in aanmerking te komen voor een zorg inkoopcontract, of zorgcontract. Deze contracten worden steeds completer en hebben meer en meer een formeel karakter. De afspraken worden vastgelegd en de prestaties van de zorgaanbieder worden nauwkeurig gevolgd.

Bovendien wil het zorgkantoor zien (aantoonbaar), dat de zorgaanbieders continu hun prestaties verbeteren. Er komt dus een steeds grotere nadruk te liggen op het beheersen en continu verbeteren van processen. Niet in theorie, of door een kwaliteitshandboek te tonen, maar in de praktijk, door prestaties te meten en te verbeteren.

Helaas leidt dit uitgangspunt tot op heden nog vaak tot bureaucratie. Tot procesbeschrijvingen, het invullen van tabellen, of het schrijven van beleid, c.q. verslagen, of het plichtmatig uitvoeren van metingen. Dat is niet de bedoeling. Men wil minder administratie en meer, betere zorgverlening.

Een duidelijke trend om goedkoper en effectiever te werken, terwijl de kwaliteit van de zorg toeneemt. Dit lijkt een tegenstelling, maar dat is het niet.

Wilt u weten hoe dat kan en waarom dat geen tegenstelling is? We geven u graag uitleg. Stel uw vragen via info@patagonia-zorg.com of 088 33 666 66.

Eisen, het inkoopbeleid

Zorgkantoren stellen allerlei eisen. Zoals:

• Kan de cliënt kiezen in het zorgaanbod?
• Is de zorg bereikbaar?
• Is de samenwerking in keten goed georganiseerd, of loopt de cliënt van het kastje naar de muur?
• Kan de cliënt haar mening kwijt?
• Kan de cliënt makkelijk een klacht indienen?
• Is de zorg van goede kwaliteit en veilig?
• Is de privacy gewaarborgd?

Aan u als zorgaanbieder de taak om die eisen via uw processen aantoonbaar te maken en te verbeteren. Maar het gaat verder. De zorgkantoren stellen ook eisen aan bijvoorbeeld:

• De verslaglegging (Regeling jaarverslaglegging)
• De Regeling AO/IC
• Wettelijke eisen: AWBZ, WMG, Wet Klachtrecht Cliënten Zorgsector, Wet BIG, WGBO, WBP, Wet medezeggenschap cliënten zorgsector, Mededingingswet, Kwaliteitswet zorginstellingen, e.a.
• De bedrijfsadministratie
• Normen verantwoorde zorg
• Privacybeleid
• Verzekeringen
• Risicoanalyses
• Verhoudingen Raad van Toezicht/Raad van Bestuur
• Zorgbrede Governenance code

En deze lijst is nog niet compleet. Er worden vele eisen gesteld en die eisen kunnen ook nog (enigszins) van zorgkantoor tot zorgkantoor verschillen (hoewel ze wel veel op elkaar lijken). Op welke wijze kunt u daar als zorgverlener praktisch en effectief mee omgaan, zonder te verdrinken in het opstellen procedures en het schrijven van handboeken?

De praktijk

Het is van belang dit soort vereisten (als boven genoemd) niet één voor één op te pakken en in te vullen. Het is ook niet verstandig dit te verdelen over verschillende afdelingen, want dan ontstaan er bureaucratie en vele indirecte uren.

Het is de kunst ze te integreren tot één systeem. Eén mechanisme, één managementsysteem, waarbij alle onderdelen in een (kwaliteits)jaarplanning worden opgenomen als een soort kapstok. Van daaruit wordt een jaarlijkse cyclus doorlopen.

In deze cyclus dragen uitvoerenden, (lijn)managers en directie, ieder op zijn of haar eigen niveau én gelijktijdig bij, aan het rond maken van de cyclus. Bestuur en directie kijken uiteraard naar de lange termijn cyclus, terwijl op de werkvloer naar de dagelijkse cycli wordt gekeken.

De bijdrage van ieder onderdeel wordt telkens gemeten en verbeterd. Niet op papier, maar in de praktijk. Zo zorgen bestuurders bijvoorbeeld voor de risicoanalyses en kwaliteitsverslaglegging, terwijl verzorgers, artsen en paramedici zich bekommeren om het wassen van cliënten, het diagnosticeren en het toedienen van medicijnen. De tussenlaag, of lagen (het management; alle leidinggevenden) houdt zich bezig met het monitoren van bijvoorbeeld de productiviteit en efficiëntie. Ze zijn verantwoordelijk voor het wegnemen van hindernissen, bureaucratie of gebrekkige middelen in de uitvoering.

Hoe beter die praktijk werkt, hoe meer het zorgkantoor dit zal waarderen en zij genegen is uw contract te verlengen.

Dit klinkt misschien nog wat abstract en algemeen, maar het is praktisch te maken door de managementstijl te wijzigen en verantwoordelijkheden lager in de organisatie te brengen. Meestal liggen die te hoog. Met deze verandering verandert vervolgens ook de communicatie, de informatiestroom, de besluitvaardigheid, de manier van vergaderen en nog veel meer. Wilt u hierover meer weten?

Checklist eisen van het zorgkantoor

Om een overeenkomst met een zorgkantoor te verdienen, zal moeten worden voldaan aan de eisen van dat zorgkantoor. Het is een groot gevaar om één voor één aan al die eisen te voldoen. De meeste eisen en richtlijnen kunnen beter gecombineerd worden, zodat er één besturingssysteem ontstaat en geen bureaucratie. Wilt u weten in hoeverre u al aan de eisen en richtlijnen voldoet? Vraag dan de checklist "Eisen van het zorgkantoor" aan door onderstaand formulier in te vullen. 

Zoekt u hulp of heeft u vragen, neem dan contact met ons op via info@patagonia-zorg.com of 088 33 666 66. We helpen u graag verder.