Kwaliteitssystemen in de zorg

HKZ, Prezo, INK, NIAZ, Normen verantwoorde zorg en nog vele andere methoden, of normen zijn reeds ontwikkeld. En er worden (helaas) nog altijd nieuwe normen ontwikkeld. Helaas, omdat blijkt dat het ontwikkelen van nieuwe modellen over het algemeen niet leidt tot een betere beheersing van processen; lees beter bestuur.

Integendeel. Het lijkt er meer op dat dit alleen maar leidt tot discussies over welk systeem beter is, of welk systeem certificeerbaar is, dan tot inhoudelijke discussies over onze eigen organisatie. Want dat is waarvoor ze zijn bedoeld: Een spiegel voorhouden, zodat we leren en verbeteren. Modellen veranderen uw organisatie niet, managers wel!

 

Kwaliteitsmanagement zorg: Wat is de juiste keuze?

Het contractbeleid van zorgkantoren is helder. De zorgaanbieder dient een goed werkend kwaliteitsmanagementsysteem te hebben. Voorheen werd nog wel eens heel strikt een bepaald systeem voorgeschreven, maar tegenwoordig is de zorgaanbieder hierin redelijk vrij. Als u hierover nauwkeurig advies wilt hebben, neem dan even contact met ons op. We kunnen u helpen de contracten met de zorgkantoren te interpreteren en om te zetten naar uw praktijk.

De management systemen die evenwel het meest worden toegepast, zijn NIAZ, HKZ, INK, Normen verantwoorde zorg en ISO9001; enigszins afhankelijk van uw branche. ISO9001 en INK komen overal voor. NIAZ voornamelijk in ziekenhuizen en HKZ en Normen Verantwoorde Zorg veel in de ‘care’.

Dat wil zeggen, dit zijn de modellen. Het enige echte kwaliteitssysteem is natuurlijk het systeem dat bij u in de praktijk functioneert. Ook als dat systeem misschien niet is gecertificeerd, is het wel degelijk een management systeem. Het is de manier waarop u in uw organisatie de processen beheerst en verbetert.

Mocht u overwegen uw systeem ‘compliant’ te maken met één van de gestandaardiseerde systemen, vergeet dan niet te beginnen bij uw eigen systeem. Het is namelijk schadelijk om zomaar vreemde structuren en administratie binnen te halen.

Kwaliteitssysteem zorg

Zorgkantoren stellen allerlei eisen. Om te beginnen eisen ze dat u zich aan de wet houdt. U dient te voldoen aan de AWBZ, WMG, Wet BIG, Kwaliteitswet zorginstellingen, Wet Klachtrecht Cliënten Zorgsector, WBP, Mededingingswet, Wet medezeggenschap cliënten zorgsector en nog vele andere wetten en regels, afhankelijk van het soort organisatie dat u heeft.

Al deze wetten en andere richtlijnen kunnen worden geïntegreerd in het kwaliteitsmanagementsysteem. Pas dus op dat u niet allerlei versnipperde procedures, handboeken, of beleidsdocumenten maakt, want dat leidt tot bureaucratie en verstarring.

Het is de kunst om één kapstok te ontwikkelen, waarin alle onderdelen van de bedrijfsvoering zijn geïntegreerd. Van procesbeheersing tot risico-analyses en van cliëntenraden tot privacybeleid. Uiteindelijk dienen deze onderdelen logisch samen te hangen in het managementsysteem. Dat geldt overigens ook voor de richtlijnen in de Zorgbrede Governancecode. Ook die richtlijnen zijn grotendeels te vatten in het managementsysteem, waardoor we overzicht behouden en bureaucratie vermijden.

De volgende eis van zowel de zorgkantoren als de cliënten en wetgever is, dat uw organisatie in staat is de processen continu te verbeteren. Ook alle kwaliteitssystemen schrijven dit voor. Sterker, het is de essentie!

Dit is wel een apart vakgebied waar veel misverstanden over bestaan. Natuurlijk is continue verbetering nodig, maar de manier waarop een organisatie dat kan realiseren is verschillend. Helaas zien we in de praktijk allerlei verkeerde manieren. Zoals het direct aanpassen van een procedure als er een klacht of fout is geconstateerd. Of het op het verkeerde moment inzetten van verbeterteams of andere managementinstrumenten. Of het doorvoeren van veranderingen top down, als het om praktische handelingen gaat. En zo nog vele valkuilen meer.

Het is overigens vrij eenvoudig voor uzelf te constateren of uw organisatie last heeft van dergelijke valkuilen. Kijk gewoon eens waar u ontevreden over bent: Verlopen vergaderingen zoals u wenst? Leveren audits de juiste informatie op? Kennen alle medewerkers de doelstellingen? Of verbaast u zich over het gebrek aan initiatief bij managers of medewerkers? Allemaal signalen waarvan we kunnen leren en waarvan we kunnen onderzoeken hoe de instrumenten werken.

Wilt u weten hoe het wel goed gaat? Bel ons even of stuur een e-mail: 088 33 666 66, of info@patagonia-bv.com.

Kwaliteitssystemen in de praktijk

Het is lastig hier één juiste manier te beschrijven. Belangrijkste richtlijn is echter dat kwaliteitssystemen in de praktijk moeten functioneren en niet slechts een beschrijving op papier moeten zijn.

Een voorbeeld. Stel maandagochtend is er een vergadering (maakt als voorbeeld niet uit welke vergadering). Als de agenda van te voren is rondgestuurd, samen met de bijbehorende documenten, en als alle deelnemers op tijd aanwezig zijn, de stukken hebben gelezen en de vergadering in een uur is afgerond en de juiste besluiten zijn genomen, dan werkt ‘het kwaliteitssysteem’.

De vergadering begon op tijd, de deelnemers hadden hun huiswerk gedaan, de vergadering liep niet uit en de juiste onderwerpen werden besproken. Dat hoort allemaal bij het systeem. De mensen zijn opgevoed/getraind/opgeleid en vervolgens werkt ‘het’. In organisatie waar processen goed werken, lijkt alles vanzelf te gaan. De werkelijkheid is dat er hard is gewerkt, mensen zijn opgeleid, procedures zijn getraind en transparantie is overal ‘doorgevoerd’.

Met andere woorden, het moet in de praktijk goed gaan, niet in theorie, of op papier.

Dat geldt ook voor het toedienen van medicijnen. Hiervoor bestaan in iedere organisatie allerlei protocollen. Dat is op zich prima, maar waar het om gaat, is dat de medewerker de juiste medicijnen op het juiste moment de juiste patiënt toedient. Als dat gebeurt, functioneert het systeem.

Het is niet toevallig dat dit allemaal goed gaat. Ook daartoe zijn mensen opgeleid, zijn procedures besproken en geoefend, zijn planningen gemaakt, zijn dossiers op tijd beschikbaar en correct ingevuld en zijn de medicijnen überhaupt op voorraad. En nog veel meer randvoorwaarden bij zo’n ogenschijnlijk eenvoudige procedure. Echter, dat is geen toeval. Er is veel geïmplementeerd voordat dit allemaal iedere dag bij vele cliënten goed gaat.

Wilt u hulp bij het correct en werkbaar maken van dit soort systemen? Of heeft u vragen? Of wilt u de hele organisatie transformeren? Wij helpen u graag. Stuur vrijblijvend een email naar info@patagonia-zorg.com, of bel ons op 088 33 666 66.